DGI Informa - nº 12

DIRETORIA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO

A SETI, no âmbito da Diretoria de Gestão da Informação vem trabalhando na customização de plataformas de auto arquivamento, em adesão ao movimento do acesso livre à produção acadêmica e científica, utilizando a estratégia da VIA VERDE, que propõe que as universidades e os institutos de pesquisa criem os seus repositórios institucionais com o propósito de armazenar a produção científica de seus pesquisadores e professores. A primeira plataforma que é colocada à disposição da comunidade da UFFS é o SOAC- Sistema Online de Apoio a Congressos, com a disponibilização do “Portal de Eventos da UFFS”. Esta plataforma passou por um período de teste que envolveu os cinco campi da universidade, com o envolvimento de professores, bibliotecários e técnico administrativos que atuaram em um evento fictício, desempenhando os papéis de todos os atores envolvidos na realização desse evento, a fim de que todas as etapas fossem testadas, avaliadas e corrigidas para que ao final a plataforma pudesse ser homologada.

Com a colaboração de todos os envolvidos no processo e particularmente a dedicação pessoal das bibliotecárias Bernardete e Soraya do Setor de Tecnologia, Inovação e Desenvolvimento de Produtos, da DGI, que contaram com o apoio técnico do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia-IBICT do MCTI, o II SEPE será o primeiro evento oficial que estará usando integralmente os recursos do SOAC disponíveis no Portal de Eventos da UFFS.

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DIVISÃO DE ARQUIVOS

• A Divisão de Arquivos em parceria com a Diretoria de Registro Acadêmico, ministrou dia 16 de maio, treinamento sobre gestão de dossiês acadêmicos via vídeo-conferência aos servidores das Secretarias Acadêmicas de todos os Campi. O objetivo do treinamento foi padronizar a organização dos dossiês, bem como a digitalização dos documentos, como forma de facilitar o acesso às informações acadêmicas. Mais detalhes na página da Pró-Reitoria de Graduação - Informes - http://www.uffs.edu.br/index.php?site=uffs&option=com_content&view=article&id=2433:organizacao-dos-dossies-academicos&catid=299:noticias&Itemid=1069
  
  
  
                        Arquivistas da DARQ e o grupo da DRA e das Secretarias Acadêmicas 
                                                       de Chapecó durante o treinamento

• A Divisão de Arquivos participou dias 17 e 18 de maio das reuniões de homologação das novas funcionalidades, elaboradas de acordo com o e-ARQ Brasil, para o Sistema de Gestão de Processos e Documentos – SGPD. A Divisão de Arquivos fará testes na base de homologação do Sistema para verificar as novas funcionalidades e posteriormente liberá-las para serem utilizadas no sistema de produção;
• Já está disponível no sítio da Universidade, o Serviço de Informação ao Cidadão – SIC da UFFS (http://www.uffs.edu.br/index.php?option=com_content&view=article&id=2335&Itemid=1494&site=SIC);
  
  
  
  
  
• O Serviço foi implantado para atender à Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regulamenta o acesso e a disponibilização das informações por parte das Instituições Públicas no âmbito Federal, Estadual e Municipal. Na UFFS, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, criada pela Portaria 341/GR/UFFS/2012, terá como uma de suas responsabilidades auxiliar o grupo de trabalho constituído na Universidade no que se refere à implementação da Lei de acesso à informação na UFFS;
• No dia 30 de maio completou-se um ano da implantação do Sistema SGPD na UFFS. Nesse tempo, a Divisão de Arquivos teve participação importante no planejamento e implementação das funcionalidades para classificação e destinação de documentos no Sistema. Hoje, o Sistema SGPD opera com a classificação de documentos de acordo com o Código de Classificação, bem como a destinação de documentos, observa os prazos de guarda e a destinação prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos da Universidade. Segundo estudos realizados pela DARQ, a usabilidade do Sistema pelos setores da Universidade neste um ano, alcançou um quantitativo de 56% no Campus de Chapecó.
  
  
  
                           Demonstrativo da usabilidade do Sistema SGPD no Campus de Chapecó
  
  
• A Divisão de Arquivos está planejando para logo após serem implantadas as novas funcionalidades do Sistema, um treinamento com alguns servidores da Universidade que atuarão como multiplicadores em suas unidades de trabalho, quanto à classificação de documentos no Sistema;

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SETOR DE FORMAÇÃO DE ACERVO E
TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO 

O Setor de Formação de Acervo e Tratamento da Informação conta agora com mais uma integrante, a bibliotecária Crislaine Zurilda Silveira. Desta forma este setor espera agilizar o atendimento das necessidades dos campi da UFFS e começará a trabalhar com a padronização dos registros inseridos no Pergamum, resultando no aumento da qualidade da recuperação da informação pela comunidade usuária das Bibliotecas da UFFS.

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SETOR DE TECNOLOGIA, INOVAÇÃO E 

DESENVOLVIMENTO DE PRODUTOS

No último mês a STIDP/DGI/SETI, realizou o I Evento Piloto da UFFS (I EPU), utilizando a plataforma do Sistema Online de Apoio a Congressos (SOAC). O objetivo foi testar a ferramenta em um evento fictício que envolveu comissões de todos os campi que reuniam-se semanalmente, via videoconferência. Com isso foram detectados os prós e contras do uso da ferramenta para cadastrar um evento desde seu início até a geração e disponibilização do Sumário dos Anais. No período de testes para homologação do sistema contou-se com o apoio técnico do Instituto Brasileiro de informação, Ciência e Tecnologia (IBICT), responsável pela plataforma no Brasil.