terça-feira, 23 de abril de 2013

DGI Informa - nº 22.2


DIVISÃO DE ARQUIVOS

Treinamento de utilização do Sistema SGPD aos servidores da SETI


A Divisão de Arquivos ministrou dia 18 de abril um treinamento aos servidores lotados na Secretaria Especial de Tecnologia e Informação para orientar os usuários nos procedimentos de cadastro, classificação e tramitação de documentos no Sistema de Gestão de Processos e Documentos – SGPD.

Servidores após o treinamento

segunda-feira, 15 de abril de 2013

DGI Informa - nº 22.1


Biblioteca Chapecó

Equipe da biblioteca Chapecó remaneja acervos

No dia 10.04.2013, os servidores da Biblioteca Chapecó, unidades Bom Pastor e Seminário, somaram esforços para realizar o remanejamento do acervo dos cursos de Ciências Sociais e Letras Português e Espanhol. Os cursos citados passarão a ter aulas no bairro Seminário no 1º semestre de 2013 e visando a maior comodidade de seus usuários, a Biblioteca optou pela mudança dos acervos. A equipe se articulou e definiu uma metodologia para selecionar, separar e alterar a localização no sistema desse material do acervo, a conclusão da tarefa ocorreu dia 12.04.2013, sexta-feira, totalizando 23 caixas de livros.


Vale salientar que, todos os títulos de Ciências Sociais e Letras Português e Espanhol que constarem na Biblioteca do Seminário, também estarão disponíveis na Biblioteca do Bom Pastor. Lembrando que na página de pesquisa, ao clicar no título da obra desejada, (consulta.uffs.edu.br) esta informação constará na “localização”, para Biblioteca Bom Pastor = Bom Pastor e Biblioteca Seminário = Acervo. 

Equipe Biblioteca Chapecó

terça-feira, 9 de abril de 2013

DGI Informa - nº 22



Biblioteca Chapecó


No dia 25 de março de 2013 a Biblioteca do campus de Chapecó promoveu o II Encontro da Biblioteca Chapecó, destinado aos servidores de sua equipe.
Inicialmente foi realizada uma dinâmica, com o objetivo de construir um conceito a partir da pergunta: "O que é uma Biblioteca Universitária (BU)?". Após discussões entre os participantes, o conceito construído foi: "BU é um local dinâmico de pesquisa e conhecimento, que satisfaz às necessidades informacionais de seus usuários e colabora para o desenvolvimento da sociedade".
Posteriormente, foi iniciada a palestra “O que é Biblioteca Universitária (BU)?" apresentada pela bibliotecária Crislaine Silveira. Nesta apresentação, foram feitas reflexões de como fortalecer a relação da biblioteca com seus usuários, qual o conceito de universidade, a relação e o papel da BU na instituição, os serviços que uma BU pode prestar. Também foi discutida a qualidade no atendimento dos serviços prestados pela Biblioteca.
Na sequência, a bibliotecária Soraya Waltrick falou sobre "A avaliação da biblioteca no processo de reconhecimento de cursos UFFS", na qual apresentou a estrutura da avaliação do MEC para reconhecimento dos cursos da UFFS, sua dimensões e os indicadores referentes à biblioteca.
O encontro prosseguiu à tarde com a participação da professora do curso de Administração da UFFS Valéria De Bettio Mattos, a qual apresentou os conceitos de equipe e grupo. Valéria mostrou que toda equipe é um grupo, mas nem todo grupo é uma equipe, “pois equipe é aquela que possui liderança, objetivos, sinergia, envolvimento, integração, respeito, boa comunicação, entre outros”.
Após, a bibliotecária Adriana Cativelli apresentou o projeto “Em busca de melhoria contínua na Biblioteca Chapecó: uma forma de organização baseada no 5s”, que representou um momento de sensibilizar a equipe quanto à adoção de métodos de qualidade no ambiente físico da biblioteca, rotinas de trabalho e serviços oferecidos. O projeto, segundo Adriana, iniciará com um diagnóstico por meio de questionário que a equipe responderá.
Segundo o servidor Anthony Timelys, integrante da equipe da Biblioteca Chapecó, estas oportunidades são importantes para conhecer melhor a equipe. "Estou participando pela 1º vez e foi bom para familiarizar-se com as diretrizes e somar esforços para uma melhoria continua da BU e também da UFFS”.
Conforme Crislaine, bibliotecária do campus de Chapecó, “todos os servidores da Biblioteca participaram ativamente do encontro. Esse momento foi importante para capacitar a equipe, para trocar experiências e para integrar a equipe das duas unidades da Biblioteca Chapecó”, conclui.

Equipe da Biblioteca Chapecó

quarta-feira, 27 de março de 2013

DGI Informa - nº 21.2


DIVISÃO DE ARQUIVOS


Recomendações para organização de documentos da UFFS

Encontra-se disponível para download na página da DARQ, as Recomendações para organização de documentos da UFFS, documento elaborado para subsidiar os setores na organização e acondicionamento da documentação física produzida e/ou recebida.


Atualização do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da UFFS

Foi aprovada através da Resolução 005/CONSUNI/2013 novas atualizações no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS. O arquivo atualizado pode ser acessado em:

Atualização da Instrução Normativa que institui a política de gestão documental da UFFS


Está disponível na página da SETI, versão atualizada da Instrução Normativa 001/SETI, que dispõe sobre o estabelecimento da Política de Gestão de Documentos da UFFS. Acessar: http://www.uffs.edu.br/images/stories/SETI/Instrucoes_Normativas/Instruo_Normativa_002_SETI_2013.pdf


Treinamento sobre cadastro, classificação e tramitação de documentos no Sistema SGPD

A Divisão de Arquivos ministrou dias 26 e 27 de março um treinamento aos servidores designados pelos Diretores de Campus, Pró-Reitores e Secretários Especiais para disseminar os procedimentos de gerenciamento de documentos no Sistema SGPD em suas unidades. O treinamento contou com catorze participantes provenientes dos cinco Campi da UFFS.

Treinamento ministrado pela DARQ


DGI Informa - nº 21 .1


Diretoria de Gestão da Informação
 
A bibliotecária Sigrid Karin Weiss Dutra, da Diretoria de Gestão da Informação-DGI participou de reunião na cidade do México, como presidente da Seção para América Latina e Caribe da Federação Internacional de Associação de Bibliotecários e Instituições-IFLA .
As bibliotecas servem a todos sem preconceitos ou preferências. Ao democratizar o acesso à informação, as bibliotecas empoderam os indivíduos para aprender livremente, para melhorar suas vidas e criar conhecimento.
As bibliotecas transformam vidas e dessa forma também à sociedade. São repositórios , pontos de reunião, depósitos digitais, centros interativos de aprendizagem, espaços onde se impulsiona a investigação e muito mais.
Ao aproveitar o potencial e a capacidade das contínuas mudanças das tecnologias, as bibliotecas exercem um papel essencial para as pessoas que desejam acessar à informação em qualquer formato. Para continuar a exercer um papel relevante, devem implementar novos meios para incrementar o conhecimento e implementar continuamente novos serviços.
Com o tema “Nosso Futuro Digital”, nesta reunião participaram conferencistas que abordaram e motivaram a discussão e reflexão sobre os problemas atuais do acesso à informação nas bibliotecas para apoiar à educação e a pesquisa; o fomento da leitura; o acesso a nossa memória cultural; assim como às exceções e limitações do direito de autor que beneficiem o acesso à informação, discussão que deve ser muito ampliada em todo o mundo, visando garantir às bibliotecas o seu papel de promover o acesso democrático à informação.

A reunião também contribuirá com a elaboração do “Relatório de Tendências” da IFLA sobre o Acesso à Informação no Meio Digital Global / Sociedade da Informação, em como se inserem as bibliotecas nesse contexto, o qual será apresentado no Congresso Mundial de Bibliotecas e Informação em Singapura, de 17 ao 23 de agosto de 2013.


Nesta viagem, Sigrid visitou a Biblioteca Vasconcelos. Acesse o link abaixo www.bibliotecavasconcelos.gob.mx/ para conhecê-la e o seu facebook www.facebook.com/bibliotecavasconcelos.buenavista?ref=search



terça-feira, 12 de março de 2013

DGI Informa - nº 21


DIVISÃO DE BIBLIOTECAS

Para ampliar, clique sobre a figura




DIVISÃO DE ARQUIVOS



Alteração no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS


Através da Resolução nº 005/2013/CONSUNI foram realizadas alterações na Resolução nº 008/2011/CONSUNI que aprovou o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS. A Resolução pode ser conferida na Sessão “Resoluções” do CONSUNI na página da Universidade:


Organização da documentação do Gabinete do Reitor

Durante os meses de Janeiro e Fevereiro a Divisão de Arquivos trabalhou na organização da documentação administrativa do Gabinete do Reitor e Divisão de Publicações Oficiais referente ao período de 2009 a 2012. A organização seguiu a sistemática definida para a política de gestão de documentos da Universidade através da classificação orientada pelo Código de Classificação de Documentos da UFFS, sendo a documentação corrente acondicionada em pastas suspensas e a documentação intermediária e permanente armazenada em caixas-arquivo.  A continuidade dos procedimentos de organização documental será realizada pelos servidores do GR e  garantirá que ao longo do tempo os Atos Administrativos, como Portarias, Editais, Processos Administrativos, Correspondências e documentos de campanhas institucionais, publicidade e clipagem de notícias tenham a destinação correta de acordo com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS (eliminação ou guarda permanente).

                            Parte do Acervo Documental do Gabinete do Reitor


Treinamento de servidores

Atualmente a DARQ trabalha na preparação de um treinamento sobre gestão de documentos no Sistema SGPD para servidores dos Campi, que virão à Chapecó para receber orientações sobre procedimentos como: cadastro, classificação, tramitação e demais procedimentos do Sistema, para posteriormente atuarem como multiplicadores em seus Campus.


Observatório de Políticas Arquivísticas (OPA)

O Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos da UNIRIO, com apoio do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq), acaba de lançar o blog do Observatório de Políticas Arquivísticas (OPA), sob coordenação do Prof. Dr. José Maria Jardim.


Livro para download

Sugerimos para leitura, o livro Práticas de montagem de fotografias contemporâneas,  disponível para download em:

Confira: http://www.funarte.gov.br/preservacaofotografica/wp-content/uploads/2012/02/Cadernos_Tecnicos_7.pdf


quarta-feira, 13 de fevereiro de 2013

DGI Informa - nº 20

DIVISÃO DE ARQUIVOS


Atividades da DARQ no mês de janeiro

A Divisão de Arquivos dando sequência às atividades de gestão documental, durante o mês de janeiro prestou assistência na organização da documentação dos seguintes setores:
  • Organização dos documentos da SETI do ano de 2012 (transferência da documentação de pastas suspensas para caixas-arquivo;
  • Organização dos documentos da DRA, DCA e DGD referente ao ano de 2012 (transferência da documentação de pastas suspensas para caixas-arquivo);
  • Orientação à Secretaria de Cursos da Unidade Seminário quanto à organização dos documentos do setor;
  • Orientação para gestão do correio eletrônico e organização da documentação da Diretoria de Sistemas da SETI;
  • Orientação à Secretaria dos Órgãos Colegiados para organização dos documentos do Setor;
  • Orientação à Diretoria de Organização Pedagógica para organização dos documentos do setor;
  • Orientação à SEGEP quanto a organização e acondicionamento dos processos administrativos de estágio probatório;
  • Atualmente a DARQ trabalha na organização, classificação, ordenação e acondicionamento da documentação administrativa e processos administrativos do Gabinete do Reitor referente ao período de 2009 a 2012.


Oficinas de Arquivo na FURG

A Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul – AARGS em parceria com o Curso de Arquivologia da FURG promovem de fevereiro a outubro de 2013 uma série de oficinas voltadas aos arquivos. Maiores informações podem ser conferidas em: http://www.aargs.com.br/